Szafy metalowe są powszechnie używane w szkołach, urzędach oraz różnego rodzaju przedsiębiorstwach. Służą do bezpiecznego przechowywania dokumentów, ale także innych przedmiotów codziennego użytku. Ich najważniejszą cechą jest właśnie zapewnienie bezpieczeństwa umieszczonych w środku rzeczy. Najczęstszym ich zastosowaniem w biurach jest archiwizowanie dokumentów. Szafy metalowe mogą mieć różne klasy bezpieczeństwa, różnią się rodzajem zastosowanych zamków, dlatego w najbardziej bezpiecznych modelach można przechowywać tajne dokumenty.
Metalowe szafy na dokumenty mogą być także ognioodporne, co wydaje się szczególnie ważne w przypadku archiwizacji dokumentów firmowych, które muszą być przechowywane przez kilka/kilkanaście lat. Poza odpornością na niepowołany dostęp, szalenie ważne jest, by szafa nie była podatna na działanie czynników zewnętrznych.